Indkøbspolitik

"Vi vil være en erhvervsvenlig kommune.

Det kræver en effektiv sagsbehandling, en åben dialog, fleksibilitet, stærkt samarbejde samt attraktive erhvervsområder. I Assens Kommune har vi mange succesfulde virksomheder, og vi vil skabe rammerne for at tiltrække endnu flere. […] Vi har en aktiv og fleksibel beskæftigelsesindsats, hvor vi nedbringer ledigheden og medvirker til at skaffe kvalificeret arbejdskraft til det lokale erhvervsliv."

Uddrag fra Assens Kommunes Vision 2018

Forord

Assens Kommune har fået en ny vision: ”Vision 2018 – Vilje til vækst”. Visionens tre hovedoverskrifter er ”Vækst og udvikling”, ”Flere vil bo her” og ”Alle får uddannelse”, og visionen er det pejlemærke, som vi skal arbejde efter i de kommende år.

Vores indkøbspolitik skal naturligvis også virke i forlængelse af vores vision om vilje til vækst, der handler om at have modet til at turde tænke i nye baner og skabe nye løsninger gennem innovation – også på indkøbsområdet, hvor der skal være plads til fleksibilitet og tilpasningsdygtig opgaveløsning. Assens Kommunes indkøbspolitik skal dog samtidig sikre, at kommunens indkøb af varer og
tjenesteydelser sker efter en saglig og forretningsmæssig vurdering og i overensstemmelse med gældende love og regler.

En del af Assens Kommunes vision bygger på, at vi skal medvirke til at skabe vækst i de lokale virksomheder, hvilket vores indkøbspolitik skal bidrage til at realisere. Kommunens indkøbsvirksomhed skal således spille sammen med vores øvrige tiltag for at styrke erhvervsudviklingen og fremme samarbejdet mellem erhvervslivet og kommunen.

Assens Kommune er klimakommune, og derfor har vi fokus på klima- og miljøhensyn. Vi ønsker at være en bæredygtig foregangskommune, og vi yder en aktiv indsats for at mindske belastningen af vores klima ved at prioritere energirigtige investeringer og grønne indkøb.

Som et led i understøttelsen af vores vision ”Alle får uddannelse”, har Assens Kommune valgt at indføre sociale klausuler i forbindelse med udbud, hvor dette er muligt og formålstjenligt. De sociale klausuler er et godt redskab til at sikre et mere rummeligt arbejdsmarked, og på den måde kan vi bl.a. medvirke til at skabe flere praktik- og lærepladser og hjælpe langtidsledige i arbejde.

Det overordnede formål med Assens Kommunes indkøbspolitik er således at optimere kommunens indkøbsaftaler og -procedurer mest muligt, samtidig med at vores indkøbsvirksomhed understøtter målsætningerne i vores vision gennem konkrete tiltag.

Søren Steen Andersen
Borgmester

Formål

Indkøbspolitikken danner rammen om Assens Kommune som indkøbsorganisation og fastlægger de overordnede retningslinjer for indkøb og udbud i kommunen. Samtidig understøtter indkøbspolitikken Assens Kommunes Vision 2018.

Formålet med indkøbspolitikken er at:

• opnå gennemsigtighed og tydeliggørelse af udbud
• sikre, at alle indkøb foretages på et korrekt juridisk grundlag
• sikre, at Assens Kommune handler hos lokale virksomheder i kommunen, hvor disse er konkurrencedygtige
• sikre, at Assens Kommunes indkøb tilgodeser energirigtige produkter og at klimahensyn indgår i offentlige udbud, inden for de økonomiske og ressourcemæssige rammer, der er til
  stede.
• skabe overblik og sikre en ensartet adfærd for indkøb i hele organisationen
• opnå, at kommunens opgaver løses bedst muligt inden for de gældende økonomiske rammer
• opnå den bedste totaløkonomi for et indkøb på de mest fordelagtige betingelser – herunder en sikring af lavest mulige priser i forhold til kvaliteten og andre relevante tildelingskriterie

Omfang og afgrænsning

Indkøbspolitikken omfatter samtlige indkøb af varer og tjenesteydelser samt leje- og leasingaftaler.

Assens Kommune fungerer som én fælles organisatorisk, juridisk og økonomisk enhed – også i indkøbsmæssig sammenhæng. Indkøbspolitikken gælder dermed for alle kommunens centrale og decentrale enheder og omfatter, udover kommunens egne institutioner, også de selvejende institutioner, hvor der er en gældende driftsoverenskomst med kommunen.

Retningslinjer for indkøb

Assens Kommune er underlagt de til enhver tid gældende regler for indkøb og -love. Udbudsreglerne gælder for de kontrakter, som offentlige myndigheder indgår med eksterne leverandører.

På bygge- og anlægsområdet følger vi de internt fastsatte tærskelværdier i bygningsregulativet.

Hvis indkøbet er under tærskelværdien og uden grænseoverskridende interesse, er der ikke krav om udbud.

For indkøb mellem 100.000-500.000 kr. indhentes 2-3 tilbud for at sikre den optimale pris for Assens Kommune.

Indkøbsaftaler

I Assens Kommune anvender vi de fælles indgåede indkøbsaftaler, hvor der er aftaledækning. I forbindelse med de områder, som ikke er aftaledækkede, skal vi – afhængig af indkøbenes størrelse – være opmærksomme på, om der er udbudspligt på disse.

Det er indkøbers ansvar at sikre, at indkøbspolitikken overholdes.

Generelle principper

Assens Kommune lægger vægt på, at indkøb sker på de mest fordelagtige betingelser.

Kommunen vægter pris, gebyrer, service- og leveringsbetingelser samt funktionalitet, kvalitet, miljøhensyn og leveringssikkerhed.

Udbud

Vi har i Assens Kommune overblik over alle udbud, der foretages i kommunen – samtlige udbud skal registreres. Vi følger op på det enkelte udbud og økonomien i den færdige kontrakt.

Offentliggørelse af udbudsplan

Assens Kommune udarbejder hvert år en udbudsplan over planlagte udbud over tærskelværdien.

Udbudsplanen godkendes af byrådet og offentliggøres på www.assens.dk.

Alle planlagte udbud over 500.000 kr. skal offentliggøres.

Udbudsplanen bliver opdateret løbende.

E-handel

I Assens Kommune vægter vi digitalisering højt også i forbindelse med indkøbsfunktionen. Kommunen anvender et e-handelssystem og ved indkøb lægger vi derfor vægt på, at leverandøren kan levere elektronisk varekatalog.

Kommunens indkøbere er forpligtede til at ehandle på alle aftaler, hvor dette er muligt.

Leverandører

Samarbejdet med kommunens leverandører skal foregå professionelt og bygge på gensidig vidensdeling og respekt. Der bør være åbenhed mellem parterne, men i visse tilfælde kan der være forhold, der kræver
fortrolighed. Reglerne omkring tavshedspligt indebærer, at hverken kommunens medarbejdere eller leverandører må videregive informationer om fælles indkøbsforhold eller de indgåede aftaler til tredjemand eller til konkurrerende leverandører.

Som offentlig forvaltning er Assens Kommune dog underlagt Offentlighedsloven.

Eksterne samarbejdspartnere

Hvor det skønnes mest fordelagtigt, vil Assens Kommune indgå i samarbejder om fælles aftaler med andre offentlige myndigheder – f.eks. Kombit og Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI).
Derudover kan Assens Kommune indgå i andre former for samarbejder om enkeltstående udbud; dette vurderes i de enkelte tilfælde.

Som udgangspunkt tilslutter Assens Kommune sig SKI’s forpligtende aftaler.
Forud for ethvert udbud vurderes det, om indkøb kan foretages via SKI’s øvrige aftaler.

Klimahensyn

Assens Kommune er klimakommune, og det er en del af kommunens vision om vilje til vækst at arbejde for en grønnere kommune. Vi har fokus på klima og bæredygtig energi, hvor vi sammen med erhvervslivet vil tage nye initiativer, og vi vil arbejde aktivt for at mindske påvirkningerne af
miljøet.

Dette vægtes derfor også i forbindelse med tildelingskriterierne for kommunens udbud, hvor klimahensyn skal indgå i det omfang, det er relevant.

Etisk og socialt ansvar

Assens Kommune forudsætter, at kommunens leverandører og deres underleverandører indestår for, at varen er fremstillet under forhold som sikrer, at

• der ikke er anvendt børnearbejdere i produktionen
• der ikke er anvendt tvangsarbejde i produktionen
• varen er fremstillet i et sikkert og sundt arbejdsmiljø

Arbejdsklausuler

Assens Kommune vil medvirke til at sikre gode vilkår for medarbejderne hos leverandører og
deres underleverandører, som leverer ydelser til kommunen.

Assens Kommune anvender derfor en arbejdsklausul ved udbud af kommunens bygge- og anlægsopgaver og ved udbud af service- og tjenesteydelser uanset kontraktværdi.

Anvendelse af arbejdsklausul undlades alene i særlige tilfælde, hvor relevans og proportionalitet giver anledning hertil.

Sociale klausuler

Assens Kommune har fokus på at understøtte etablering af praktik- og lærepladser, herunder voksenlærepladser, som et led i kommunens Vision 2018, Alle får uddannelse.

Til imødekommelse heraf indarbejdes en social klausul i forhold til praktik-/lærepladser ved udbud af kontrakter med en varighed på 6 måneder eller mere og hvor kontraktværdien er 10 mio. kr. eller alternativt, hvor ordrehavers personaleværdi af opgaven er 4 mio. kr.

Hvem underskriver aftalerne?

Aftalerne underskrives af en direktør i Assens Kommune.

Direktørerne kan bemyndige en leder eller medarbejder til at underskrive aftaler efter nærmere afgrænsning.