Indkøbspolitik for Assens Kommune

En balanceret tilgang til indkøb med fokus på klima, genbrug og cirkularitet, social ansvarlighed, lokale leverandører samt økonomi og kvalitet.

Indledning

I Assens Kommune køber vi årligt varer, services og borgerrettede ydelser for i alt ca. 700 mio. kr.

Vi har en forpligtelse til at sikre, at vores indkøb er miljømæssigt bæredygtige og socialt ansvarlige. Samtidig skal vores indkøbsadfærd være præget af professionalisme med fokus på færrest mulige indkøb, et attraktivt forhold mellem pris og kvalitet samt lave følgeomkostninger. Sidst men ikke mindst ønsker vi at tilgodese det lokale erhvervsliv inden for rammerne af gældende lovgivning.

Denne indkøbspolitik fastlægger retningslinjerne for, hvordan vi opnår disse mål gennem vores indkøbspraksis. Vi stræber efter at være en foregangskommune inden for bæredygtige indkøb og ønsker at skabe værdi for både borgere og miljøet.

Formålet med denne politik er, at:

• Fremme grønne og klimavenlige indkøb.
• Understøtte en bæredygtig indkøbsadfærd med fokus på færre indkøb, genbrug og cirkularitet.
• Sikre økonomisk og socialt ansvarlige indkøb, der giver værdi for borgerne.
• Støtte lokale leverandører inden for rammerne af gældende lovgivning.
• Bidrage til fortsat innovation og værdiskabelse gennem mindsket forbrug og nytænkning af indkøb.

Økonomi er fortsat en prioritet, men må ikke stå alene. Hvis flere hensyn resulterer i prisstigninger eller i større her og nu investeringer, er der behov for at gentænke valget af ressource – og derigennem finansiere et alternativt merforbrug.

Som udgangspunkt vælger vi bæredygtigt.

Grønne og klimavenlige indkøb

Det bedste vi kan gøre for klimaet og for økonomien er at reducere vores indkøb. Vi ”køber” således ind på tankerne bag KL’s ”Indsats- og forbrugshierarki”, som beskrevet i den Fælleskommunale indkøbsstrategi 2024-2030. Her vil vi så vidt muligt undgå unødvendige indkøb ved grundigt at revurdere vores reelle behov. Fx via en forlængelse af levetiden eller ved genbrug i andre dele af organisationen.

Assens Kommune vil løbende monitorere kommunens klimaaftryk (målt via scope 1, 2 og 3). Det vil ske via en systematisk opfølgning på udledningen af CO2 fordelt på varekategorier og med mulighed for at opstille scenarier for reduktion af udledningen ved forskellig indkøbsadfærd. Der vil blive fokuseret særligt på bolig- og transportsektoren, fødevarer, møbler, tekstiler og IT-udstyr, som typisk har de største CO2-udledninger.

Assens Kommune vil herudover tilstræbe at reducere sin miljøpåvirkning ved:

• At tænke hele værdikæden fra produktion til anvendelse og bortskaffelse i en grøn og bæredygtig retning.
• At prioritere bæredygtige produkter certificeret med miljømærker som sikrer, at produkterne lever op til høje miljøstandarder.
• At vælge produkter og tjenester, der er energieffektive og som fremmer ressourcebesparelser. Dette inkluderer bl.a. indkøb af energieffektive løsninger, en omstilling af bilflåden samt anvendelse af vedvarende energikilder, hvor det er muligt.
• At fremme genbrug, genanvendelse og reduktion af affald i overensstemmelse med ideerne bag cirkulær økonomi.
  Dette indebærer valg af produkter, der kan genbruges eller genanvendes, og at minimere brugen af engangsprodukter.
• At begrænse antallet af leverancer. Fx ved at samle leverancer fra den enkelte leverandør til en fast ugedag.

Social ansvarlighed

Assens Kommune prioriterer høj social ansvarlighed i sine indkøb.

Derfor stiller vi krav til vores leverandører.

Assens Kommune opererer med såvel arbejdsklausuler som sociale klausuler.

• Arbejdsklausuler. Assens Kommune er omfattet af den Fælles Fynske arbejdsklausul, og stiller derfor krav om arbejdsklausuler på alle aftaler inden for byggeri, anlæg, drift og tjenesteydelser. Vores leverandører og underleverandører skal sikre deres medarbejdere løn- og arbejdsvilkår på niveau med gældende overenskomster. Assens Kommune samarbejder med Den Fælles Fynske Kontrolenhed om tilsynet med overholdelse af klausulen og fører en aktiv og dialogbaseret kontrol på kommunale opgaver.
• Sociale klausuler – lærlinge, elever og ledige. Det er som udgangspunkt et krav at have lærlinge, praktikanter eller elever, hvis man ønsker at få del i en større kommunal opgave. Det er ikke altid, at der er lærlinge at få. Derfor arbejder vi også med muligheden for at beskæftige ledige, når man arbejder på en opgave for Assens Kommune.

Assens Kommune stiller krav om, at leverandører og deres underleverandører overholder de internationale konventioner, som Danmark har tiltrådt. Blandt disse er ILO's konventioner om tvangsarbejde, børnearbejde samt sikkert og sundt arbejdsmiljø.

Lokale leverandører

Assens Kommunes erhvervsliv er afgørende for udvikling og vækst og kommunen er i dag en stor aftager af lokale indkøb og leverancer. Vi ønsker en fortsat stærk lokal samhandel hvor det er meningsfuldt, bæredygtigt og konkurrencedygtigt.

Ved større udbud opdeles opgaverne hvor det er muligt, så flere lokale virksomheder kan byde ind. Inden for byggeri og anlæg opdeles opgaverne i fagentrepriser.

Adgang til kommende kommunale opgaver og valgte leverandører er vigtig. Derfor offentliggør vi udbudsplaner, hvilket bidrager til en høj grad af gennemsigtighed.

Assens Kommune prioriterer dialog med det lokale erhvervsliv om mulighederne for at byde på kommunale opgaver. Dialogen sker i samarbejde med Udvikling Assens.

Økonomisk ansvarlige indkøb

For at sikre økonomisk ansvarlige indkøb har vi fokus på:

• Totalomkostningsvurdering: Vi vurderer totalomkostningerne ved indkøb, herunder levetidsomkostninger og vedligeholdelsesudgifter. Dette sikrer, at vi ikke kun ser på indkøbsprisen, men også på de langsigtede omkostninger.
• Konkurrenceudsættelse: Vi sikrer, at indkøb sker gennem gennemsigtige og konkurrenceprægede processer, hvor alle leverandører har lige muligheder for at byde ind.
• Kvalitet og Pris: Vi balancerer kvalitet og pris for at opnå den bedste værdi for kommunen.

I bestræbelserne på at reducere omkostningerne ved indkøb er det vigtigt, at der købes ind hos de rigtige leverandører og på de aftalebelagte produkter. Der følges op herpå. Flere digitale indkøb via kommunens indkøbssystem vil også understøtte dette formål, ligesom det kan reducere følgeomkostningerne ved indkøb.

Assens Kommune vil herudover øge fokus på udbud af tjenesteydelser, som traditionelt ikke har fyldt så meget i kommunernes bestræbelser på at optimere indkøbsområdet. Dette for at opnå de bedste vilkår og priser. Der vil desuden være fokus på at fremme samarbejde med leverandører af tjenesteydelser for at sikre en kontinuerlig forbedring og innovation.

Indkøb af varer og tjenesteydelser over 500.000 kr. og under tærskelværdierne for EU-udbud (1,645 mio. kr. i 2024 og 2025) skal ske på markedsmæssige vilkår.

Markedsmæssige vilkår kan eksempelvis foregå ved, at ordregiveren:

1. Gennemfører en markedsafdækning og på grundlag af denne indhenter ét tilbud.
   Markedsafdækningen kan være baseret på benchmarkingundersøgelser, mundtlige kontakter til udvalgte virksomheder eller erfaringer fra tidligere indkøb.
2. Indhenter to eller flere tilbud.
3. Annoncerer på ordregiverens hjemmeside/udbudssystem.

Der kan indgås samhandelsaftaler på aftaleområder under 500.000 kr.

Anvendelse af SKI og øget kommunalt samarbejde

Assens Kommune anerkender fordelene ved at udnytte SKI-samarbejdet (Staten og Kommunernes Indkøbssamarbejde) for at opnå økonomiske og bæredygtige fordele. Det være sig både i forhold til SKI’s forpligtigende og frivillige aftaler samt via SKI’s dynamiske indkøbssystemer, hvor det er muligt at optage nye leverandører løbende, herunder lokale leverandører.

Assens Kommune deltager herudover i netværk og erfaringsudveksling med andre kommuner, for at dele bedste praksis og innovative løsninger. I forlængelse heraf vil vi ad hoc kunne indgå i lokalt forankrede fælleskommunale udbud hvor det giver mening.

Målsætninger

For at måle og evaluere effekten af vores indkøbspolitik har vi opsat en række målsætninger.

En del af målene er sammenfaldende med KL’s og SKI’s målepunkter. Dermed bliver det muligt at følge udviklingen i Assens Kommune relativt til øvrige kommuner.

Køb af økologiske varer vil indgå i en lokal prioritering og under hensyntagen til Fødevarestyrelsens anbefalinger samt de opstillede mål.

• Udbud af varer og tjenesteydelser: Omfanget af udbudte varer og tjenesteydelser skal stige over tid
• Forbrug af varer og tjenesteydelser: Vi vil være blandt de kommuner, der har det laveste forbrug af varer og tjenesteydelser pr. indbygger
• Affald: Mængden af affald reduceret gennem mindre indkøb, genbrug og genanvendelse skal være støt faldende
• Aftaleoverholdelse: Andelen af indkøb hos valgte leverandører og inden for aftalebelagte varegrupper skal stige år for år
• CO2-Emissioner: Vi ønsker et kontinuerligt fald i de årlige CO2-emissionsudledninger opgjort på scope 1, 2 og 3
• Lokale leverandører: Andelen af forbrug af varer og tjenesteydelser fra lokale leverandører skal være højere end landsgennemsnittet
• E-handel: Vi vil øge e-handlen år for år
• Færre indkøb: Vi vil være blandt de kommuner, der har færrest fakturaer under 250 kr.

Implementering og overvågning

En stor del af Assens Kommunes samlede indkøb foregår decentralt. For at sikre en effektiv implementering af indkøbspolitikken vil vi:

• Sætte indkøb højt på dagsordenen via målrettet kommunikation og øget mødevirksomhed med de decentrale indkøbere i hele organisationen.
• Tilbyde relevant uddannelse og træning af de medarbejdere, der er mest involveret i indkøb.
• Øge fokus på digitalisering af indkøbsprocesser og en øget e-handel med henblik på en højere aftaleoverholdelse (compliance) og lave transaktionsomkostninger.
• Foretage en regelmæssigt overvågning og evaluering af indkøbspraksis via systematisk brug af ledelsesinformation.
• Opfordre til mindre indkøb og fremme brugen af deleøkonomi og genbrug. I forlængelse heraf etableres en (virtuel) genbrugsbørs, hvor de enkelte arbejdspladser kan dele overskydende varer og inventar.
• Indarbejder klima- og miljøkrav og krav til social ansvarlighed i udbudsmaterialet, ligesom vi inddrager totalomkostningsbetragtninger og livscyklusvurderinger.
• Reducere kommunens samlede CO2-aftryk via en systematisk brug af emissionsberegninger og målrettede kampagner. Opgaven varetages i tæt samarbejde med kommunens klimakoordinator.
• Reducere antallet af varenumre og leverandører med henblik på at forenkle processer og gøre det nemmere at vælge de aftalebelagte- og klimavenlige løsninger.

Indkøbspolitikken vil blive implementeret successivt over de næste tre til fire år. Der gives en årlig status over arbejdet med indkøbsstrategien i forbindelse med årsafslutningen.

Vedtaget, Assens Byråd, den 27. november 2024