Kommunikationspolitik

1.0 Kommunikationspolitik

Assens Kommunes Kommunikationspolitik understøtter Byrådets Vision samt de overordnede, tværgående politikker og strategier i kommunen.

Assens Kommune vil være en åben og tilgængelig kommune. Vi er midt i at skabe et fællesskab, der bygger på, at vi sammen med vores aktive medborgere, brugere, virksomheder, foreninger m.v. løfter i flok. Vi involverer og inddrager hinanden. Dét, tror vi, skaber de bedste løsninger og sikrer
den gode udvikling af vores kommune.

Det betyder, at vi kommunikerer i øjenhøjde. Vi sikrer, at vores kommunikation er målrettet dem, vi kommunikerer med. Desuden tilstræber vi altid at kommunikere rettidigt.

God kommunikation og et højt informationsniveau er en forudsætning for, at vi kan løse vores opgaver professionelt og sikre den nødvendige sammenhæng til gavn for borgerne m.v.

Vi er desuden proaktive i vores kommunikation over for vores borgere, erhvervsliv, pressen m.v.

Vi søger derfor dialogen og samspillet med dem; såvel som vores interne kolleger og samarbejdspartnere.

I øjenhøjde, målrettet og rettidig er Assens Kommunes tre grundlæggende principper for god kommunikation – og dermed grundlaget for Kommunikationspolitikken.

1.1 Sådan omsætter vi kommunikationsprincipperne 

Princippet om i øjenhøjde betyder:

• At vi søger dialogen, er imødekommende og lytter.
• At vi taler ind i den virkelighed, vores modtagere befinder sig i.
• At vi er bevidste om at undgå fagudtryk og kommunikerer på modtagerens præmisser. 

Princippet om målrettet betyder: 

• At vi kommunikerer til den enkelte målgruppe.
• At vi oversætter budskaber og indhold, så det er præcist og forståeligt for målgruppen.
• At vi arbejder strategisk med at formulere budskaber og valg af platforme. 

Princippet om rettidig betyder:

• At vi kommunikerer proaktivt.
• At vi gennemtænker og planlægger vores kommunikation i forhold til den rette timing.
• At vi kommunikerer internt, før vi kommunikerer eksternt.

1.2 Sådan føres Kommunikationspolitikken ud i live

Kommunikationspolitikken er bygget op af de tre principper i øjenhøjde, målrettet og rettidig. De understøtter måden, vi kommunikerer på i Assens Kommune. For at omsætte politikken i praksis udmøntes den i fire strategier:

• Webstrategi
• Strategi for sociale medier
• Pressestrategi
• Strategi for annoncering og brug af visuel identitet

Kommunikationspolitikken sætter rammerne for, hvordan vi kommunikerer i Assens Kommune. Politikken omfatter derfor alle ansatte i kommunen. Principperne for den gode kommunikation får først værdi, når alle tager principperne til sig. Når vi tænker dem ind i den daglige opgaveløsning for at sikre en klar, tydelig og sammenhængende kommunikation.

Principperne i Kommunikationspolitikken gælder derfor, når vi kommunikerer til borgere, brugere, samarbejdspartnere m.v., samt når vi kommunikerer internt med hinanden. 

1.3 Kommunikation er et fælles ansvar

1.3.1 Den kommunikerende leder

Du har et særligt ansvar i forhold til at sikre, at kommunikation indgår som en naturlig del af overvejelserne i den daglige opgaveløsning på din arbejdsplads. Det er derfor en integreret del af din ledergerning at sikre, at du har fokus på en proaktiv borger- samt pressekommunikation. Du er naturligvis også forpligtet til at sikre god kommunikation om, hvad der rører sig lokalt på jeres arbejdsplads. Du fremmer i din kommunikation en åben og tillidsfuld dialog, der er i øjenhøjde, målrettet og rettidig.

Det betyder:

• Strategisk kommunikation er en integreret del af din ledergerning. Du er derfor i stand til at oversætte Visionen, relevante strategier og mål og gøre det tydeligt for dine medarbejdere, hvad de betyder for løsningen af deres opgaver.
• Du tilpasser og målretter information om Visionen, relevante strategier og mål til dine medarbejderes forudsætninger og behov for information.
• Du videndeler og bidrager til at fremme den tværfaglige opgaveløsning og det fælles ”vi”.
• Du understøtter i din kommunikation samhørigheden og stoltheden hos dine medarbejdere over at være ansat i organisationen.

1.3.2 Den kommunikerende medarbejder

Du er ambassadør for Assens Kommune og har derfor et medansvar for, at din kommunikation med kolleger, brugere, borgere, virksomheder og øvrige samarbejdspartnere er i øjenhøjde, målrettet og rettidig.

Det betyder:

• Du sikrer, at din kommunikation med omverdenen er imødekommende og professionel.
• Du er med til, inden for eget fagområde, at forklare borgerne, hvorfor vi gør, som vi gør, og dermed bidrage til borgernes forståelse for prioriteringer og beslutninger.
• Du søger aktivt viden om forhold, der har betydning for din arbejdsplads/i din afdeling.
• Du videndeler og samarbejder på tværs af organisationen.

1.3.3 Den kommunikerende MED-repræsentant

Du spiller en vigtig rolle i forhold til at understøtte vidensdelingen på din arbejdsplads/i din afdeling. Ligeledes er du opmærksom på, at din kommunikation er i øjenhøjde, målrettet og rettidig.

Det betyder:

• Du er med til at sikre et højt informationsniveau på jeres arbejdsplads om relevante dagsordener i organisationen.
• Du spiller en aktiv rolle i at understøtte den interne kommunikation og de dagsordener, der er i organisationen. Men der er naturligvis plads til forskellige synspunkter.
• Du har den fornødne viden, så du kan bistå din nærmeste leder i den lokale oversættelse af disse dagsordener.